El tópico de la ayudante del jefe, que le prepara el café, hace fotocopias, mecanografía documentos y archiva informes ha desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en día. Ahora, la secretaria, la buena secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea más ligero, más organizado, más puntual.
“Hoy se pide un perfil mucho más completo que abarca una excelente preparación técnica, competencias profesionales lo que en ISSA denominamos formación humana o factor humano, un poso de cultura y valores transmitido a través de la educación humanística, que hace del ayudante de dirección una persona equilibrada, capaz de pensar y de analizar las situaciones, dueña de su propia vida, con buenas dotes comunicativas y con amplitud de miras.”
Es importante señalar la diferencia de nivel que puede exigírsele a una secretaria de administración en comparación con una secretaria de dirección. Alcanzar un puesto en este último grado, requiere un completísimo perfil, tanto laboral como personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa actual, para este tipo de puestos.
Veamos ahora las competencias que debería realizar una buena secretaria, deduciendo de ellas su perfil laboral y, de éste, el grafológico:
Funciones principales de la Secretaria
• Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.• Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.• Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.• Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior.• Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.• Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.• Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.• Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
Perfil profesional
• Formación a nivel de Formación Profesional Administrativa, como mínimo.• Curso de Secretariado en Escuela de negocios.• Dominio imprescindible de uno o más idiomas extranjeros, en sus formas hablada y escrita (Inglés, como preferente, Francés, Alemán…)• Mecanografía y taquigrafía.• Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…)
Perfil personal y su equivalente grafológico
Persona equilibrada y segura de sí misma: su escritura será clara y legible, de tamaño normal, preferentemente curva aún con presencia de ángulos, vertical o inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rúbrica simple o ausente.
Inteligencia y capacidad para tomar decisiones: escritura ágil, progresiva, con presencia de ligados altos, espontánea y vibrante, presión firme y rasgos personalizados.
Capacidad para el orden y la organización: página bien ocupada, márgenes ordenados, escritura clara, puntuación precisa y atenta, rúbrica ejecutada antes que la firma.
Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, óvalos simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con enlaces curvos, margen derecho pequeño.
Discreción y saber estar: escritura legible aún sin exceso, con presencia de rasgos filiformes, y óvalos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la izquierda, simplificada y extendida.
Gran capacidad de iniciativa y visión de futuro: escritura progresiva, presión firme, trazado ágil, puntuación ligeramente avanzada y ligera inclinación hacia la derecha.
Motivación: renglones con dirección horizontal o ligeramente ascendentes, presión firme, escritura extendida y dinámica; firma sencilla, situada a la derecha y ligeramente ascendente.
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